TANIMLAR

ifade eder.

SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

VERİ SORUMLUSU; POLİTİKA’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, gerektiğinde güncellenmesi, veri işleyenlerin POLİTİKA’ya uygun hareket etmesi, POLİTİKA’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

VERİ SORUMLUSU bizzat kendisi ve VERİ SORUMLUSU tarafından yetkilendirilen veri işleyenler, POLİTİKA kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlere uyar.

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler, VERİ SORUMLUSU tarafından bizzat ve VERİ SORUMLUSU tarafından yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda ve bu kanuna bağlı olarak çıkarılan ikincil düzenlemelerde belirtilen şartlar ve amaçlar dahilinde; veri sahiplerinin VERİ SORUMLUSUNA başvurması ve ilk bilgilendirmenin yapılması, kayıt açılarak psikolojik danışmanlık hizmeti alan danışanlar için dosya oluşturulması, kâğıt ve elektronik ortamda tutulan formlar, psikolojik testler ve diğer belgeler gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda temin edilmektedir.

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, VERİ SORUMLUSU tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

1. ELEKTRONİK ORTAMLARDA SAKLANAN VERİLER

• Yazılımlar (Ofis yazılımları, portal, psikolojik test programları)
• Bilgi güvenliği cihazları (Güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti-virüs)
• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
• Mobil cihazlar (Telefon, tablet)
• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi.

2. ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR

Kâğıt

Manuel veri kayıt sistemleri (Psikolojik danışmanlık hizmeti alan danışanların dosyaları, KVKK klasörü ve mevzuat gereğince tutulması zorunlu olan diğer defterler)

SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

VERİ SORUMLUSU tarafından; psikolojik danışmanlık hizmeti alan danışanların kişisel verileri; Kanun’a uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

1. SAKLAMAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Kanun’un 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6. maddelerinde ise kişisel verilerin işlenme şartları sayılmıştır. Buna göre, VERİ SORUMLUSUNUN faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar VERİ SORUMLUSU tarafından saklanır.

1.1. SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

VERİ SORUMLUSUNUN faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, sunulan psikolojik danışmanlık hizmetinin gereği ve ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 1219 sayılı Tababet ve Şuabatı Sanatlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun,
• 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu,
• Sağlık Mensupları ile Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik,
• Psikologlar için Meslek Etik Kuralları,
• İlgili diğer kanunlar ve bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

1.2. SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

VERİ SORUMLUSUNUN faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklanır:

• Psikolojik danışmanlık hizmeti sunabilmek,
• Bilgi güvenliği ve sır saklama süreçlerinin yürütülebilmesi,
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.

2. İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veriler;

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanun’un 11. maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun VERİ SORUMLUSU tarafından kabul edilmesi,
• VERİ SORUMLUSUNUN, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a başvuruda bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında VERİ SORUMLUSU tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanun’un 12. maddesiyle Kanun’un 6. maddesinin 4. fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde VERİ SORUMLUSU tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

1. TEKNİK TEDBİRLER

VERİ SORUMLUSU tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik teknik kontroller yapılarak risk, tehdit, zafiyet, açıklıklar belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta, kontrol sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
2. Elektronik ortamda saklanan tüm kişisel verilerin güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır. Bu kapsamda; anti-virüs yazılımları, güvenlik duvarları, zararlı yazılımları engelleyen sistemler kullanılmaktadır. Bilgi sistemleri güncel tutulmakta, kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
3. Kişisel verilerin bulunduğu elektronik olan veya olmayan saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmakta, anahtar yöntemi uygulanmakta, güvenli kayıt tutma sistemleri kullanılmakta, silinen kişisel verilerin erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirler alınmaktadır.
4. VERİ SORUMLUSU tarafından tüm kişisel verilerin tutulduğu bilişim sistemleri teçhizatının, yazılımlarının ve bunların muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamların fiziksel güvenliği için gerekli önlemler (yetkisiz kişilerin erişiminin sınırlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi) alınmaktadır.

2. İDARİ TEDBİRLER

VERİ SORUMLUSU tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması konularında Kişisel Verilerin Korunması Kanunu çerçevesinde kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulanmaktadır.
2. Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
3. VERİ SORUMLUSU tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin veri işleyen üçüncü kişilerle gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.
4. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERİ SORUMLUSU tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte ve ilgili kişilerin açık rızaları alınmaktadır.
5. Gerektiğinde veri maskeleme yöntemi kullanılmaktadır.
6. Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
7. Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmakta ve kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
8. Kişisel verilerin mümkün olduğunca az tutulması prensibi benimsenmiş ve uygulanmaktadır.

KİŞİSEL VERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, VERİ SORUMLUSU tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ

Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir:

Elektronik ortamda yer alan kişisel veriler       : Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler            : Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma/maskeleme işlemi de uygulanır.

2. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ

Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir:

Fiziksel ortamda yer alan kişisel veriler            : Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. VERİ SORUMLUSU, kişisel verileri anonim hale getirmek suretiyle bilimsel ve akademik faaliyetlerinde kullanabilmektedir. VERİ SORUMLUSU tarafından kullanılan anonimleştirme yöntemleri şu şekildedir:

Değişkenleri çıkarma                : İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.

Bölgesel gizleme                      : Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme                          : Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Alt ve Üst Sınır Kodlama           : Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.

Makro Birleştirme                    : Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.

Veri karma ve bozma               : Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

VERİ SORUMLUSU tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak saklama süreleri işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde VERİ SORUMLUSU tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi VERİ SORUMLUSU tarafından yerine getirilir.

NOT : Kanun ve diğer mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince VERİ SORUMLUSU, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, VERİ SORUMLUSU tarafından her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha kontrolü gerçekleştirilir.

POLİTİKANIN SAKLANMASI

POLİTİKA, ıslak imzalı olarak basılı kâğıtta düzenlenir, VERİ SORUMLUSU tarafından ilgili dosyalarda saklanır  ve internet sitesinde yayımlanır.

POLİTİKANIN GÜNCELLENME PERİYODU

POLİTİKA, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

POLİTİKA, VERİ SORUMLUSU tarafından internet sitesinde yayımlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.